REKRYTOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
(Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 12 – 14 artiklat)
Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Fingrid-konsernissa käsitellään rekrytointiin liittyviä henkilötietoja. Fingrid-konserniin kuuluvat Fingrid Oyj ja sen tytäryhtiöt Finextra Oy sekä Fingrid Datahub Oy. Fingrid Oyj huolehtii konsernissa keskitetysti henkilötietoihin liittyvistä kysymyksistä ja tässä selosteessa jäljempänä esitettyjen rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Fingrid Oyj, Tietosuojavastaava
Läkkisepäntie 21
00620 Helsinki
PL 530, 00101 Helsinki
Fingrid Oyj – puhelinvaihde: 030 395 5000
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Tietosuojavastaava Antti Kivipuro
Sähköposti:DPO@fingrid.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Fingrid käsittelee henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin. Käyttötarkoitus on hallinnoida Fingridin ulkoista ja sisäistä rekrytointia. Rekisteri kattaa avoimiin, kohdennettuihin ja sisäisiin rekrytointeihin tulleiden hakemusten vastaanottamisen käsittelyn, säilyttämisen sekä viestinnän hakijoille. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoja käytetään vain työpaikkojen täyttämiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on Fingridin oikeutettu etu ja rekisteröidyn suostumus.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekrytointi:
- perustiedot kuten nimi, yhteystiedot
- työkokemustiedot
- koulutustiedot ja hakijan pätevyyttä koskevat tiedot
- luottotiedot
- mahdolliset huumetestin ja turvallisuusselvityksen tulokset
- mahdolliset tehtäväkohtaiset soveltuvuusarvioinnit
- rekrytointiprosessin etenemiseen ja valintaan liittyvät lisätiedot
- muut työntekijän vapaaehtoisesti syöttämät tiedot
- työhöntulotarkastuksen tulos
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Sen lisäksi tietoja voidaan saada rekrytointikumppaneilta, soveltuvuusarvioinneista,
luottotietorekisteristä, viranomaisilta, kuten poliisi.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja saatetaan luovuttaa rekrytointiyhteistyökumppaneille osana
rekrytointiprosessia. Henkilötietoja ei luovuteta rekisteröidyn tietämättä.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle, jos se on tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta
tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen asettamia
vaatimuksia.
8. Tietojen käsittelyaika
Tietoja säilytetään 12 kk:n ajan.
9. Tietojen suojaaminen
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Fingridin henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Myös Fingridin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin
henkilötietoihin, oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada antamansa, häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Jos se on teknisesti mahdollista, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:
Fingrid Oyj / Antti Kivipuro
PL 530, 00101 Helsinki
Sähköposti: dpo@fingrid.fi
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.
12. Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä, tai hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, voi hän tehdä asiasta valituksen
tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta:
http://www.tietosuoja.fi/fi/